آشنایی با ترفندهای آفیس۲۰۱۶ : بخش دوم

امروزه همه ما از آفیس مایکروسافت استفاده می‌کنیم. ورد، پاورپوینت، اکسل، آتلوک و اکسس، از جمله نرم‌افزارهای مطرح بسته آفیس به شمار می‌روند که طیف گسترده‌ای از مردم از آن‌ها استفاده می‌کنند. مایکروسافت با عرضه آفیس 2016 ویژگی‌های دیگری به نرم‌افزارهای این مجموعه اضافه کرد. در حالی که بخش عمده‌ای از ویژگی‌های عرضه‌شده در آفیس 2016 مربوط به قابلیت‌های سازمانی و مشتریان تجاری این شرکت است، اما کاربران عادی نیز می‌توانند از برخی ویژگی‌های عرضه‌شده در آفیس 2016 استفاده کنند. در شماره 176 (دی‌ماه) به معرفی تعدادی از ترفندهای واژه‌پرداز ورد پرداختیم. در آن مقاله سعی کردیم ترفندهایی را معرفی کنیم که در نسخه‌های مختلف ورد قابل استفاده باشند. اما در این مقاله تصمیم گرفتیم به معرفی تعدادی از ترفندهای موجود در نرم‌افزارهای مختلف آفیس بپردازیم. در حالی که تمرکز ما در این مقاله بر آفیس 2016 است، اما تعدادی از ترفندهای این مقاله در نسخه‌های مختلف آفیس قابل استفاده هستند. همچنین در این مقاله کاربران پلتفرم مک را فراموش نکرده‌ایم و به معرفی تعدادی از ترفندهای اکسل 2016 ویژه مک نیز پرداخته‌ایم.

 تکنیک‌های کاربردی اکسل 2016 ویژه کاربران مک

مایکروسافت در اکسل 2016 ویژه مک، ویژگی‌های قدرتمندی قرار داده است؛ ویژگی‌هایی که کار کردن با این نرم‌افزار صفحه گسترده را بیش از پیش ساده‌تر کرده است.

 از چارت‌های قدرتمند استفاده کنید

انتخاب چارت مناسب به‌منزله ارائه بهترین دید از داده‌ها است. Recommended Charts به شما اجازه می‌دهد نحوه نمایش داده‌های خود را مشاهده کنید. با این گزینه می‌توانید جنبه بصری داده‌های انتخاب‌شده را با استفاده از انواع مختلف چارت‌ها ببینید. این گزینه در زبانه Insert در گروه Tables به نام Recommended Pivot Tables در اختیار کاربران قرار دارد. (شکل 1)

http://www.shabakeh-mag.com/sites/default/files/styles/content/public/images/body/office-2016-%2006.jpg?itok=Y9rv8zXx

  شکل 1: پیش‌نمایشی از نمودارها

 Formula Builder
آیا با حفظ کردن توابع یا ترکیب نحوی در اکسل مشکل دارید؟ ویژگی جدید Formula Builder برای شما در نظر گرفته شده است. با استفاده از این ویژگی ساخت فرمول‌ها بسیار ساده‌تر از گذشته انجام می‌شود. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد به جست‌وجو و اضافه کردن یک تابع بپردازید، داده‌هایی را برای آرگومان‌های توابع تعریفی اضافه کنید و از هر تابعی برای انجام کارهای خود کمک بگیرید. برای دسترسی به این ویژگی کلیدهای Shift+F3 را فشار دهید تا پنجره Insert Function ظاهر شود. (شکل 2)

http://www.shabakeh-mag.com/sites/default/files/styles/content/public/images/body/office-2016-%2007.jpg?itok=aw0qRyad

  شکل 2: دسترسی ساده‌تر به توابع

 Chart Formatting task pane
اکسل 2016 مجموعه قدرتمندی از ویژگی‌ها را پیشنهاد می‌کند که برای ساخت و سفارشی‌سازی‌ ساده‌تر چارت‌ها استفاده می‌شوند. بخشی از این ویژگی‌های هیجان‌برانگیز در پانل Formatting Task قرار دارد. این پانل منبع واحدی برای قالب‌بندی سبک‌های مختلف به شمار می‌رود. با استفاده از این پانل نه تنها توانایی ویرایش چارت‌ها، بلکه توانایی ویرایش نحوه نمایش متن‌ها در اکسل را نیز دارید. برای دسترسی به این گزینه به زبانه Format بروید، گزینه Format Pane را انتخاب کنید یا کلیدهای Cmd+1 را فشار دهید. (شکل 3)

http://www.shabakeh-mag.com/sites/default/files/styles/content/public/images/body/office-2016-%2008.jpg?itok=CGz8yDT-

  شکل 3: سفارشی‌سازی چارت‌ها

 PivotTable Slicers
برش‌دهنده‌ها به شما توانایی فیلتر کردن داده‌ها در گزارش PivotTable را می‌دهند. در واقع، مجموعه‌ای از دکمه‌ها در اختیار شما قرار می‌گیرند؛ این دکمه‌ها کمک می‌کنند بدون نیاز به باز کردن فهرست کشویی عناصری را که باید فیلتر شوند پیدا کنید. برش‌دهنده را به‌آسانی می‌توان ایجاد کرد؛ کافی است PivotTable را که در نظر دارید فیلتر کنید، انتخاب کنید، به زبانه PivotTable Analyze در روبان بروید و دکمه Insert Slicer  را انتخاب کنید. برای فیلتر کردن داده‌های PivotTable، روی یک یا چند دکمه کلیک کنید. (شکل 4)

http://www.shabakeh-mag.com/sites/default/files/styles/content/public/images/body/office-2016-%2009.jpg?itok=9Mk999Yd

  شکل 4: فیلتر کردن داده‌ها

 Data Analysis ToolPak
آیا هنوز هم به دنبال Data Analysis ToolPak در مک هستید؟ سرانجام این ویژگی در اختیار کاربران قرار گرفت. Data Analysis ToolPak در قالب یک افزونه اکسل به کاربران کمک می‌کند تا آمارهای پیچیده یا تحلیل‌های مهندسی را ایجاد کنند. شما داده‌ها و پارامترهایی برای هر تحلیل آماده می‌کنید و این ابزار از تحلیل‌های مناسب یا توابع ماکرو مهندسی برای محاسبه و نمایش نتایج در یک جدول خروجی استفاده می‌کند. (شکل 5) برای فعال‌سازی این افزونه، به فهرست Tools بروید، Add-ins را کلیک و گزینه Data Analysis ToolPak را انتخاب کرده و در ادامه روی Ok کلیک کنید. با این‌کار ویژگی مدنظر به زبانه Data افزوده می‌شود. 

http://www.shabakeh-mag.com/sites/default/files/styles/content/public/images/body/office-2016-%2010.jpg?itok=yX8cynAt

  شکل 5: Data Analysis ToolPak آمارهای پیچیده یا تحلیل‌های مهندسی را به‌سادگی در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

ترفندهای عمومی اکسل

 محدودیت نداشتن در نمایش اعداد
آیا تا به حال به این مشکل برخورده‌اید که اکسل تمامی اعداد واردشده در ستون‌ها را به‌طور کامل نشان ندهد؟ برای این مشکل راه حلی وجود دارد که با آن، به‌راحتی می‌توانید بیش از 15 رقم را در یک سلول مشاهده کنید. راه حل این مشکل در قالب‌بندی سلول قرار دارد. در اولین گام، ستون مدنظر را انتخاب کنید. در مرحله بعد روی سلول کلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب کنید. در زبانه Numbers از بخش Category  گزینه Text را انتخاب کنید و کلید Ok را فشار دهید. اکنون مشاهده خواهید کرد که اعداد به‌طور کامل به نمایش درمی‌آیند.

 مقایسه دو ستون در سریع‌ترین زمان ممکن
اگر قصد دارید چند ستون داده‌ای در اکسل را با هم مقایسه کنید و بدانید آیا مقادیر ستون‌ها یکسان بوده یا تفاوت‌هایی وجود دارد، کافی است ستون‌های مدنظر خود را انتخاب کنید و کلید F5 را فشار دهید تا پنجره Go To به نمایش درآید. اکنون روی دکمه Special  کلیک کنید. در پنجره ظاهرشده، گزینه رادیویی Row Differences را انتخاب کنید. حال اگر تفاوتی وجود داشته باشد، ستون متفاوت، پررنگ‌تر می‌شود و به‌راحتی توانایی شناسایی سلول‌های متفاوت را خواهید داشت. 


source:www.shabakeh-mag.com

پاسخ دهید