نکته ها و ترفندهای مایکروسافت آفیس word

http://s1.picofile.com/file/7485519565/MS_Office_logo.png

آموزش آفيس‌ورد (WORD)

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  نرم‌افزار Word يك نرم‌افزار “واژه پرداز” مي‌باشد كه براي تايپ، ويرايش و طراحي متون استفاده مي‌شود. اين نرم‌افزار اولين‌بار در سال 1984 براي كامپيوتر اپل و سيستم‌عامل “مكينتاش” منتشر شد، اما پس از آن و در سال 1989 اين برنامه به عنوان جزئي از مجموعه نرم‌افزاري Office تبديل شد.
در اين مطلب قصد داريم تا چند روش از اين نرم‌افزار را براي راحتي و سرعت بخشيدن در هنگام كار با اين نرم‌افزار را براي شما معرفي كنيم.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png   روش صفحه‌آرايي يك كتاب در سايز وزيري:
1- پنجره Page Setup را باز مي‌كنيم.
2- در قسمت Paper گزينه Paper Size را روي A4 قرار مي‌دهيم.
3- در قسمت Margins، سايزهاي 5 5 4 4 را قرار مي‌دهيم. البته اين سايز تا 0.3 قابل تغيير است.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  روش تايپ متن فارسي و انگليسي:
همانطور كه مي‌دانيد هنگام تايپ متن فارسي اگر بخواهيد كلمات انگليسي را هم تايپ كنيد، چيدمان سند به هم مي‌خورد. براي اينكه اين مشكل را حل كنيد، بايد مكان نما را در سمت راست قرار دهيد.بدين منظور بايد Ctrl+Shift سمت راست كيبورد را فشار دهيد. براي تايپ متن انگليسي نيز بايد Ctrl+Shiftسمت‌چپ كيبورد را بفشاريد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  روش گذاشتن كادر صفحه در آفيس2007:
بدين منظور: در منوي Page Layout ، زير منوي Page Background , گزينه Page Borders را كليك كنيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  دادن Section به كار:
بدين منظور: در منوي Page Layout و زير منوي Page Setup ، روي گزينه Breaks و سپس Next Page كليك كنيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  روش تبديل متن به جدول:
بدين منظور: در آفيس2007 از منوي Insert و زير منوي Convert Text to Table ، اينكار را براحتي مي‌‌توانيد انجام دهيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  روش سينگل كردن فاصله متن‌ها:
Ctrl+1: فاصله بين دو خطوط سينگل مي‌شود
Ctrl+2: فاصله بين دو خطوط دوبرابر مي‌شود

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  روش تايپ اعداد فارسي در آفيس2003
براي هماهنگ كردن اعداد با متن فارسي كه تايپ مي‌كنيد كافيست، از منوي Tools به قسمت Optionsبرويد، در پنجره باز شده بر روي تب Complex Scripts كليك نماييد. حالا در قسمت General و از كادر كشوئي روبروي عبارت Numeral , گزينه Context را انتخاب كنيد. اينكار موجب مي‌شود تا اعداد شما هنگام تايپ با همان زباني كه تايپ كرده‌ايد نشان داده شوند. از اين به بعد هنگام تايپ متن فارسي اعداد بصورت خودكار، فارسي نشان داده مي‌شوند و هنگام تايپ متن انگليسي، اعداد تايپ شده بصورت خودكار انگليسي نشان داده مي‌شوند.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  روش تايپ اعداد فارسي در آفيس2007 و 2010
بدين منظور: بايد نسخه 2010 بر روي File و در نسخه 2007 بر روي آرم MS(در بالا سمت چپ) كليك كنيد. سپس گزينه Option را انتخاب كنيد: در نسخه 2010 Option در ليست سمت‌چپ كادر و در نسخه 2007 Word Options را انتخاب كنيد.
بعد از انتخاب گزينه Option ، در قسمت سمت چپ Advanced را انتخاب كرده و سپس Show Document Content را پيدا كنيد. در زير اين بخش به دنبال عبارت Numeral بگرديد، بعد از يافتن اين عبارت، در جلوي آن منوي كشويي را باز كرده و مقدار آن را به Context تغيير دهيد.
 
http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png روش چاپ A5 در نصف صفحه A4
زماني كه يك سند با ابعاد A5 را براي پرينت گرفتن ارسال مي‌كنيد، چاپگر آنرا در وسط صفحه چاپ مي‌كند. براي اينكه بتوانيد در هر يك از كاغذهاي A4 دو صفحه چاپ كنيد بايد: بعد از فشردن كليدهايCtrl+P يا انتخاي Print از منوي File در قسمت Zoom در مقابل Page Per Sheet گزينه Pages2 را انتخاب كنيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  انتقال داده‌هاي Excel به PowerPoint 
در اكسل محدوده خانه‌هاي مورد نظر خود را انتخاب كرده و بعد از كليك راست Copy را انتخاب كنيد، در پاورپوينت گزينه Paste Special را از منوي Edit انتخاب كنيد.
اگر مي‌خواهيد انتخاب شما عيناَ چسبانده شود، Picture را انتخاب كنيد.
اگر مي‌خواهيد انتخاب شما بصورت لينك با Excel چسبانده شود تا بتوانيد تغييرات بعدي را نيز مشاهده كنيد، گزينه Microsoft Excel Worksheet Object را انتخاب كنيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  مرتب سازي جدول در Word
گزينه Sort در منوي Table را انتخاب كنيد، در مقابل Sort by نام ستوني كه قصد مرتب كردنش را داريد وارد كنيد.
گزينه Type نوع داده‌هاي موجود در جدول را مشخص مي‌كند.(متن يا عدد)
با استفاده از Then by مي‌توانيد ستون‌هاي ديگر را مرتب سازيد و توسط has My List بايد مشخص كنيد آيا سرتيتر داريد يا خير. اگر روي Header Row كليك كنيد هنگام مرتب سازي عنوان را جابجا نمي‌كند.
گزينه Ascending بطور صعودي و گزينه Descending بطور نزولي مرتب‌سازي مي‌كند.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  ترسيم چندين شكل هندسي
در Word پس از هر بار ترسيم اشاره‌گر ماوس به شكل اصلي خود باز مي‌گردد و براي دوباره كشيدن يك شكل بايد دوباره آن گزينه را انتخاب كرد. در مواردي كه مي‌خواهيد از يك شكل چندين بار ترسيم كنيد مي‌توانيد روي آن گزينه در نوار Drowing دو بار كليك نماييد، به اين ترتيب Word روي اين گزينه قفل مي‌شود، تا زماني كه كليد Esc را بفشاريد يا دوباره روي گزينه ترسيمي كليك كنيد.
براي Auto Shapeها ابتدا بايد نوار ابزار مربوطه را بطور مستقل بياوريد، براي اينكار مي‌توانيد خط افقي بالاي هر زير منو را بكشيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  تغيير فواصل بين خطوط 
ابتدا متن مورد نظر خود را انتخاب كنيد: براي يك برابر كردن فاصله Ctrl+1، دوبرابر كردن فاصله Ctrl+2، و براي يك‌و‌نيم كردن فاصله Ctrl+5 را فشار دهيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png حذف فرمت‌ها در حين كپي‌كردن و چسباندن
تنها هنگام چسباندن بجاي Ctrl+V يا Paste ، بايد از منوي Edit گزينه Paste Special را انتخاب كرده و بعد از باز شدن كادر جديد Unformatted را انتخاب كنيد. در اين حالت مطالبي كه در Word كپي مي‌كنيد، بدون اضافات چسبانده مي‌شود.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  جلوگيري از تكه شدن يك پاراگراف هنگام رفتن به صفحه بعد
پاراگراف را انتخاب كرده و روي آن كليك راست كنيد و Paragraph را انتخاب كنيد. وارد زبانه Lines and Page Breaks شويد و Keep Lines together را علامت بزنيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  يكي براي همه در Word
در Word كاربران مبتدي معمولاَ تيترها و عنوان‌ها را بطور دستي تغيير مي‌دهند، اما اگر قدري حرفه‌اي باشند قبل از اينكار Style يك عنوان را تغيير مي‌دهند و براي عنوان‌هاي مشابه از آن Style استفاده مي‌كنند.
بدين منظور: از منوي Format گزينه Formatting Style and را انتخاب كنيد تا يك پنجره در سمت راست مانيتور اضافه شود. اكنون مي‌توانيد با استفاده از New Style به ايجاد يك طرح براي عنوان خود بپردازيد و يا از Styleهاي آماده استفاده كنيد.
خوب اما اصل مطلب! از ديگر ويژگي‌هاي استفاده از اين روش اين است كه اگر شما هنگام ايجاد يكStyle جديد و يا در كادر Modify ساير Styleهاي موجود گزينه Automatically Update را علامت بزنيد، اگر يكي از عنوان‌ها را تغيير دهيد ساير عنوان‌هايي كه از اين Style استفاده مي‌كنند نيز تغيير مي‌كنند، يعني «يكي‌براي‌همه»!

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  خط‌كشي با Word
ابتدا دقت كنيد در منوي View گزينه Ruler تيك خورده باشد. عبارت مورد نظر خود را بنويسيد سپس روي گوشه سمت چپ خط‌كش بالاي صفحه چندين بار كليك كنيد. مشاهده مي‌كنيد كه علائم آن تغيير مي‌كند.
نشانه مورد نظر خود را مي‌توانيد چپ چين، راست چين يا وسط چين باشد انتخاب كنيد. سپس روي خط‌كش افقي در محل مورد نظر كليك كنيد تا نشانه در آنجا ايجاد شود. اكنون به ابتداي عبارت مورد نظر برويد و كليد Tab را فشار دهيد تا عبارت شما به محل مورد نظر انتقال يابد.
براي تعيين دقيق فاصله‌ها و همچنين پركردن فاصله ايجاد شده به وسيله نقطه چين از منوي Formatگزينه Tab را انتخاب كنيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  ويرايش متن قبل از چاپ
هنگامي كه در صفحه پيش نمايش چاپ (Print Preview) قرار داريد بطور معمول نمي‌توانيد متن خود را اصلاح كنيد. اما اگر كليد Magnifier را كه با علامت ذره‌بين در كنار علامت چاپگر وجود دارد، خاموش كنيد، مي‌توانيد به ويرايش متن و اصلاح متن خود بپردازيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  تغييرات در منو و اضافه كردن منوي جديد در Word
براي ايجاد تغييرات در منوها ابتدا از منوي Tools گزينه Customize را انتخاب كنيد. هنگامي كه پنجرهCustomize باز است شما مي‌توانيد با راست كليك روي منوها و زيرمنوها تغييرات دلخواه مانند تغيير در نام و تصوير را اعمال نماييد يا با كشيدن و رها كردن جاي آنها را تغيير دهيد.
براي اضافه كردن منوي جديد در پنجره Customize وارد زبانه Commands شده و در قسمتCategories روي New Menu كليك كنيد.
پس از اينكار New Menu نوشته شده در قسمت Commands را با ماوس گرفته و در زير منو قرار دهيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png جايگزين كردن عبارت در Word
در منوي Edit بر روي Replace كليك كرده و در بخش Find What كلمه فعلي و در بخش Replaceكلمه‌اي را كه مي‌خواهيد جايگزين كنيد، تايپ نماييد.
با كليك بر روي Replace All تمام كلمه‌هاي جديد جايگزين كلمات قبلي خواهند شد. 

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  پاورقي در Word
مكان نما را به كنار كلمه‌اي ببريد كه مي‌خواهيد در مورد آن توضيح دهيد. از منوي Insert گزينهReference و سپس Footnote را انتخاب كنيد.
در قسمت Location مي‌توانيد مكان قرار گرفتن توضيحات را مشخص كنيد و در بخش Format هم مي‌توانيد نوع شماره‌گذاري را مشخص نماييد.
همچنين مي‌توانيد در مقابل Numbering تعيين كنيد كه شماره‌گذاري‌ها در تمام صفحات ادامه داشته باشند، (Continuos) و يا اينكه در هر صفحه ار اول شروع شوند، (Start Each Page).
 

http://s1.picofile.com/file/7482181070/word1_1_.png

  7 ترفند ساده اما كاربردي در نرم‌افزار Word

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  با فشردن كليد Shift+F5 مي‌توانيد به قسمتي از متن كه به تازگي تغييري در آن ايجاد كرده‌ايد، برويد. فشردن مجدد اين كليدها شما را به قسمت‌هاي تغيير يافته متن مي‌برد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  اگر فرمت قسمتي از متن را تغيير داده‌ايد، مثلاَ رنگ يا نوع فونت آن را عوض كرده‌ايد و حالا مي‌خواهيد به همان وضعيت پيش فرض Word برگردانيد، مي‌توانيد آن بخش از متن را انتخاب و كليدهايCtrl+spac را فشار دهيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  وقتي مي‌خواهيد بخشي از متن را انتخاب نمائيد، مي‌توانيد كليد Alt را پايين نگه‌داشته و با ماوسDRAG كنيد. اينكار باعث مي‌شود عمل انتخاب بصورت مستطيل شكل انجام شود و سرعت شما بطور چشم‌گيري افزايش يابد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  وقتي در حال تايپ كردن يك متن انگليسي هستيد و به دنبال مترادف يك كلمه خاص مي‌گرديد، كافيست نشانگر را در كنار و يا در زير كلمه مربوطه ببريد و كليدهاي Shift+F7 را فشار دهيد. با اينكار فهرستي از كلمات مترادف آن كلمه خاص نمايش داده مي‌شود.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  در پنجره Print Preview شما مي‌توانيد پيش از پرينت گرفتن، پيش نمايشي از فايل خود را ببينيد. براي انجام تغييرات در همين صفحه، كافيست روي آيكون Magnifier كليك نمائيد تا اجازه تصحيح در متن به شما داده شود.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  اگر مي‌خواهيد هم‌زمان دو بخش مختلف از يك Document را ببينيد، مي‌توانيد فايل مربوطه را در نرم‌افزار Word باز كرده، ماوس را بالاي فلش موجود در بالاي نوار لغزان نگه‌داريد تا نشانگر ماوس به شكل دو خط موازي با دو فلش در بالا و پائين آن درآيد. آنگاه كليك كرده و بدون رها كردن ماوس آنرا به سمت پائين بكشيد. حال صفحه به دو قسمت تقسيم مي‌شود كه در هر دو بخش همان فايل نمايش داده مي‌شود و همزمان مي‌توانيد دو بخش مختلف فايل را ببينيد و ويرايش كنيد.

http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png  فرض كنيد يك فايل طولاني داريد و پيدا كردن مطالب برايتان دشوار است، كافيست گزينهDocument Map را از منوي View انتخاب كنيد تا فهرستي از عناوين Document شما را نشان دهد. حال با كليك بر هر عنوان به آن قسمت از فايل خود پرش مي‌كنيد.

  http://s1.picofile.com/file/7481973973/word_1_.png   روش تغيير حـــــــروف بزرگ به كوچك

چنانچه بخشي از متن و يا تمام آن به اشتباه و يا عمداَ با حروف بزرگ انگليسي تايپ شده و تصميم داريد آنها را به حروف كوچك تغيير دهيد كافيست پس از انتخاب نوشته دكمه‌هاي Shift+F3 را همزمان فشار دهيد، اين فرمان سه حالت را براي شما نمايش مي‌دهد:

1- كليه حروف را كوچك نمايش دهد.

2- كليه حروف را بزرگ نمايش دهد.

3- حروف اول كلمات را بزرگ نمايش دهد.


source: ruthless.loxblog.com

پاسخ دهید